Data dan Informasi

Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu (Sutanta, 2004). Contoh data : identitas pegawai, transaksi pembelian, transaksi penjualan, dan sebagainya. Apabila masing-masing data tersebut berdiri sendiri maka tidak dapat dimanfaatkan lebih lanjut, namun apabila dihubungkan dengan data lain maka akan diperoleh informasi yang jelas. Sedangkan informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga memiliki makna yang jelas dan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan oleh bagian pengambil keputusan (Sutanta, 2004).
Proses transformasi data menjadi sebuah informasi dapat digambarkan sebagai berikut :

Transformasi data menjadi informasi

Pengguna informasi dalam lingkup perusahaan biasanya bagian manajemen pada seluruh level. Sedangkan fungsi informasi, yaitu:
1.Menambah pengetahuan, dengan adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.
2.Mengurangi ketidakpastian, adanya informasi apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.
3.Mengurangi resiko kegagalan, karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi.
4.Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan, karena dengan adanya informasi maka keputusan yang diambil lebih fokus dan terarah.
5.Memberikan standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.